浅谈国家助学金审计的策略与方法
云南分所 马骏
《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》颁布以来，为贯彻落实教育规划纲要，财政部、教育部等部门密集出台一系列新的资助政策和措施，不断扩大资助范围，扩展资助领域，提高资助标准，从制度上基本保障“不让一个学生因家庭经济困难而失学”。
第一，完善资助体系。一是建立了学前教育资助制度。从2011年秋季学期起，对家庭经济困难儿童、孤儿和残疾儿童予以资助。二是启动了农村义务教育学生营养改善计划。从2011年秋季学期起，在集中连片特殊困难地区开展试点，中央财政按照每生每天3元的标准为试点地区农村义务教育学生提供营养膳食补助，每年惠及约2600万在校生。三是建立了普通高中家庭经济困难学生资助制度。从2010年秋季学期起，中央和地方共同设立普通高中国家助学金，每年资助学生约482万名，平均资助标准为每生每年1500元。截至目前，我国已建立起完整的学生资助政策体系，覆盖学前教育、义务教育、普通高中教育、中等职业教育和高等教育等各个教育阶段。
第二，扩大资助范围。一是扩大中职免费范围。继2009年实行农村家庭经济困难学生和涉农专业学生免学费政策后，2010年9月，财政部、国家发改委、教育部及人力资源和社会保障部共同印发《关于扩大中等职业学校免学费覆盖范围的通知》，从2010年秋季学期起，将免学费政策覆盖范围扩大至城市家庭经济困难学生。二是扩大应征入伍服义务兵役大学生实施学费补偿和国家助学贷款代偿范围。2011年10月，财政部、教育部、总参谋部研究制定了《应征入伍服义务兵役高等学校在校生学费补偿国家助学贷款代偿及退役复学后学费资助暂行办法》，将大学生应征入伍服义务兵役学费补偿贷款代偿范围由应届毕业生扩大至在校大学生。
第三，扩展资助领域。一是解决特困生交通费，帮助所有高校新生按时报到。2012年，财政部、教育部支持中国教育发展基金会在中西部地区启动高校家庭经济困难新生入学资助项目，为家庭经济特别困难新生一次性提供从家庭所在地到录取院校间交通费及入学后短期生活费用，扩展了资助领域，实现了高校家庭经济困难学生全过程资助。二是出台了退役士兵教育资助政策。从2011年秋季学期起，对退役一年以上、考入全日制普通高等学校的自主就业退役士兵实施学费减免；经济上有困难的，纳入高校学生资助政策范围。
第四，提高资助标准。一是提高了农村义务教育家庭经济困难寄宿生生活补助标准。2010年和2011年连续两年提高中西部地区农村义务教育阶段家庭经济困难寄宿生生活补助标准，小学从2009年的每生每年500元提高到现在的每生每年1000元，初中从750元提高到1250元。二是提高了普通高校国家助学金资助标准。自2010年秋季学期起，普通高校国家助学金平均资助标准由每生每年2000元提高到3000元。
按照本地教育行政主管部门的安排，本次开展国家助学金专项审计的学校共十余所，本人负责6所中等职业学校的审计，积累了一定的经验。现在以本人负责审计的2007至2012学年╳╳工商管理学校中等职业学校国家助学金的审计情况为例，给大家谈一谈国家助学金审计的策略与方法，为今后的开展此方面的工作起到抛砖引玉作用。
在中等职业教育阶段，国家建立以国家助学金和国家免学费为主的资助政策体系。国家助学金资助对象为具有中职学校全日制正式学籍的在校一、二年级所有农村户籍的学生和县镇非农户口的学生以及城市家庭经济困难学生。资助标准为每生每年1500元，按月直接发放到受助学生中职资助卡中。免学费政策对象为中职学校全日制正式学籍的一、二、三年级在校生中农村和城市家庭经济困难学生，以及涉农专业学生。涉及的文件主要有：
会计师事务所开展助学金专项审计一般有两种方式。一种方式是会计师事务所人员受聘参加到教育行政部门的审计组中，作为审计小组的成员之一以政府审计小组的名义对学校开展国家助学金审计工作；另一种审计方式是受教育行政部门的委托，以会计师事务所名义对所属学校开展国家助学金审计工作，本人负责审计的╳╳工商管理学校中等职业学校国家助学金的审计工作属于后一种情况，这时撰写审计计划就显得更为迫切和重要。
首先要深入学习和理解党和国家的方针政策，其次要深刻领会委托方对审计的具体要求，更要了解学校的基本情况。只有这样才能对审计时间、审计人员、需要学校配合的人员和所需准备的资料做出一个合理的安排，从而保证顺利完成审计任务。同时也为委托方下达审计通知书提供基础资料。
在审计小组进场之前，作为委托方审计通知书的附件的组成部分，需要拟定一份下发到各学校的切实可行的审计资料清单。国家助学金专项审计所需要的资料清单主要内容如下：
要顺利开展国家助学金审计工作，必须对与国家助学金拨款和发放相关的控制系统做一个基本了解：
只用通过省招生办公室的录取手续，学生才能进到学校读书。在学校有与省招生办公室联网的终端，可以查询到招生名册的纸质版和电子版。
有学籍的前提条件是该学生必须通过招录系统。一般来说，在学校、专业、年级明确后，招生系统中的学生人数与学籍系统中的学生人数是一致的。如果出现某个学生在录入学籍之前就发生退学、转学等异动情况时，这两个系统中学生人数就不一致。这是审计人员应该关注的。
享受资助的首要条件是学生有学籍，教育行政部门对助学金的拨款金额，学校对符合助学金人员的录入、异动的维护是通过国家助学金管理来完成的。
目前，招录系统、学籍系统、国家助学金管理系统尚未实现数据共享，3个管理系统中相关数据交换与核对，还必须通过人工方式完成。
我们对2007至2012学年╳╳工商管理学校中等职业学校国家助学金进行专项审计，可以采用列表的方式按学年来逐年反映2007学年至2012学年助学金的拨款、发放和结余情况。
这里一个应该注意的特殊情况就是国家助学金的核算期间是按学年来划分，而会计核算的期间按照自然年份来划分。
首先在委托方的配合下，取得拨款部门的国家助学金拨款下划记录、教育行政部门国家助学金拨款文件，把上述文件和记录与学校的到账凭证进行核对，确认国家助学金拨款的金额是否与拨款文件一致，同时确认到账时间、所属学年、专业、发放人数、发放标准等。
从理论上讲，上述金额就是国家助学金管理系统中确定的国家助学金发放金额，在实施过程中，由于存在预拨和补拨情况，因此，两者往往不一致。
对国家助学金的发放的审计是审计成败的关键。主要包括以下审计内容：
在审计中我们发现：2007年至2012年学校用现金发放助学金600万元，占全部发放金额 1000万元的60%。
“关于印发《中等职业学校国家助学金管理办法》的通知”财教[2013]110号文件第七条规定：“国家助学金通过学生资助卡发放给受助学生。中等职业学校或学生资助管理机构为每位受助学生办理学生资助卡，学生本人持身份证原件和学生证，到发卡银行网点柜台激活资助卡后方可使用。不得向学生收取卡费或押金等费用，也不得以实物或服务等形式，抵顶或扣减国家助学金。”
从“财政部教育部关于印发《中等职业学校国家助学金管理暂行办法》的通知”财教〔2007〕84号文件，到“关于印发《中等职业学校国家助学金管理办法》的通知”财教[2013]110号文件，再到“╳╳市╳╳区教育局关于印发《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校免学费补助资金实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校学籍管理要求》的通知”（╳教通[2013]80号文件），从中央文件到地方文件，从2007年到现在，所有文件均一致、反复要求用中职卡发放助学金，所有的文件中均包含违反助学金管理规定的处罚措施。但是，在接受审计的学校中，均不同程度地存在用现金发放助学金的问题。因此，在今后的助学金管理工作中，强化政策的执行力是关键。
2007年至2012年期间，学校用助学金抵减学费 200万元，占全部发放金额1000万元的20%。
学校助学金的发放方式与“关于印发《中等职业学校国家助学金管理办法》的通知”财教[2013]110号文件第七条的规定不一致。
学校未按年级、专业对每一位学生的应发放金额、已发金额、未发金额进行明细核算。静态的发放清单、无法与受助学生清单、学籍档案中的学生人数进行动态核对，无法及时发现和防范助学金在发放过程中的错误。
建议教育行政部门会同财政部门，制定统一的助学金会计核算办法，充分发挥会计工作监督经济活动的职能，使助学金用到每一位真正需要的学生身上。
我们在审计过程中检查了学校专项资金管理制度的建设情况。学校制定的专项资金管理制度主要包括：
建议学校按照2013年9月16日新颁布的“╳╳市╳╳区教育局关于印发《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校免学费补助资金实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校学籍管理要求》的通知”（╳教通[2013]80号文件）中《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》第六条的要求，进一步规范和完善上述实施细则，进一步加强助学金的管理。
我们检查了专项资金的账簿设置情况。经审计：学校未设置专门科目对专项资金进行核算，会计账簿中未能清晰反映专项资金的拨入、发放、结余情况。
“关于印发《中等职业学校国家助学金管理办法》的通知”财教[2013]110号文件第八条第二款规定：“中等职业学校应当建立专门档案，将学生申请表、受理结果、资金发放等有关凭证和工作情况分年度建档备查。”
审计情况：学校从2010年起才建立起申报、发放档案，2011年以后的申报、发放档案中只有助学金申报表和公示照片；学校2011年以前的拨款文件，由于人员更换频繁，已经遗失。
学校的个别会计资料，由于会计人员更换频繁，管理不善，造成遗失。例如：2008年学年春季助学金拨入助学金200万元，该拨入助学金会计凭证已经遗失。
建议学校按照2013年9月16日新颁布的“╳╳市╳╳区教育局关于印发《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校免学费补助资金实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校学籍管理要求》的通知”（╳教通[2013]80号文件）中《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》第十一条的要求，进一步规范助学金档案的管理和保存工作。即：
学校在2008年春季有部分助学金采用银行卡发放，到了2012年春季全面采用银行卡发放助学金，从2007年至2012年期间，用银行卡发放助学金 200万元，占全部发放金额 1000万 元的20%。
受助学生共计 5000 人，其中5名学生无学籍，原因待核实。
建议学校按照“╳╳市╳╳区教育局关于印发《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校免学费补助资金实施细则》
《╳╳市╳╳区中等职业学校学籍管理要求》的通知”（╳教通[2013]80号文件）中《╳╳市╳╳区中等职业学校国家助学金管理实施细则》第六条第二款的规定，切实做到：“享受资助的首要条件是学生有学籍。”
在委托方的支持和学校的积极配合下，本次审计得以顺利完成，达到预期的目的。发现的问题和不足，经过较深入、广泛的沟通交流，均得到确认和整改，为今后进一步做好国家助学金资助工作打下良好基础。
